Grundsätzlich ist Digitalisierung nicht allein der Online-Antrag oder die Nutzung einer Software. Es ist auch nicht allein die gesetzliche Vorgabe oder eine Erwartungshaltung. Wer sich mit dem Thema beschäftigt, weiß, dass Digitalisierung mit dem Mindset jeder einzelnen Person in der Verwaltung beginnt. Es geht um Befähigung und Mitnehmen, um Wissen und Verständnis. Auf dieser Basis können dann rechtliche und organisatorische Rahmen genutzt und mit Leben gefüllt werden.
Auf Grundlage dieser Erkenntnis möchten einige Verwaltungen im Kreisgebiet Düren gemeinsam mit der kdvz die Digitalisierung in ihren Kommunen vorantreiben. So wurde seit Sommer 2022 begonnen eine interkommunale Zusammenarbeit in diesem Bereich zu bewerben mit dem Ziel einer vernetzten und gemeinsamen Arbeit an allen Themen der Verwaltungsdigitalisierung.
Nach den ersten kleinen Erfolgen bei zwei Kommunen werden sich die nächsten drei Verwaltungen dem Projekt anschließen. Weitere haben Interesse bekundet und werden voraussichtlich in den nächsten Monaten folgen.
Spannend ist dabei, welche Aufgaben und Schwerpunkte die Digitalisierungsbeauftragten haben.
Das Portfolio beinhaltet zum einem wichtigen Teil die menschliche Komponente – so können über Workshops, Gespräche oder eine Digitallotsenausbildung und feste Gesprächsrunden interessierte Beschäftigte wichtigen Input erhalten, Aspekte aus ihrem jeweiligen Arbeitsbereich mit einbringen und sich damit persönlich weiterentwickeln. Zusätzlich sind strategische Aufgaben wie eine Digitalstrategie und ein Maßnahmenplan zur politischen und finanziellen Steuerung von Bedeutung. Ein großer Teil der täglichen Arbeit gehört der Begleitung zur Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen sowie deren Weiterentwicklung.
Begonnen hat die Zusammenarbeit zwischen den Gemeinden Kreuzau und Aldenhoven sowie der kdvz im letzten Jahr. Doch wie sieht das in der Praxis aus? Frau Maike Ochs ist seit gut einem Jahr Digitalisierungsbeauftragte der Gemeinde Kreuzau. Ihr Ziel ist es, die Verwaltungsdigitalisierung strukturiert voranzubringen und dabei möglichst viele Mitarbeitende von der Zeitenwende in der Verwaltungsarbeit zu überzeugen. Hier setzt auch ihr Konzept an, erst einmal ein grundlegendes Verständnis bei Verwaltungsleitung und Belegschaft zu erreichen. Verwaltungsdigitalisierung beginnt in den Köpfen der Beteiligten. Die beste Digitalisierungsstrategie nutzt nichts, wenn sie nicht von der Mehrheit der Beteiligten verstanden und akzeptiert wird. Auch dies ist eine wichtige Aufgabe der Digitalisierungsbeauftragten – nur so kann in späteren Projekten eine gemeinsame Linie gefunden werden. Maike Ochs hat zudem durch einen Inhouse-Workshop ein Team von Digitallotsinnen und Digitallotsen aufgebaut und auf ihre Arbeit vorbereitet.
In regelmäßigen Abständen kommt dieses Team unter ihrer Leitung und Moderation zusammen, um gemeinsam Digitalisierungspotentiale zu erkennen und zu bewerten. Dabei ist es wichtig, dass die Digitallotsinnen und -lotsen als Ansprechpersonen in ihren Fachbereichen fungieren und durch die Kommunikation im Team auch in die Lage versetzt werden, über den Tellerrand der eigenen Abteilung hinauszuschauen. Sie fördern zudem die Kommunikation innerhalb der eigenen Abteilung und erreichen so auch die Sachbearbeitenden-Ebene, die in den Besprechungen der Digitalisierungsbeauftragten nicht mit einbezogen werden können. Die Funktion der Digitallotsinnen und -lotsen spielt in den Augen von Maike Ochs eine sehr wichtige Rolle. Erste Erfahrungen zeigen, dass dem mit einigen Vorbehalten besetzte Thema "Verwaltungsdigitalisierung" so die Schärfe genommen werden kann. Immer mehr Führungsverantwortliche suchen von sich aus den Kontakt zu ihr, um sich beraten zu lassen oder auch Projektideen einzubringen.
Einen kompetenten Rückhalt liefert hierbei die kdvz. Der Zweckverband unterstützt seine Mitglieder in allen Digitalisierungsfragen, beispielsweise mit Themenworkshops, Moderationsaufgaben oder in Gremiensitzungen, wenn Expertenwissen gefragt ist oder Erfahrungswerte aus der Unterstützung anderer Kommunen bei ähnlichen Themen herangezogen werden. Ganz wichtig hierbei sind entsprechend der Informationstransfer und die Vernetzung, im "Wissensmanagement" und bei jeder Art von Fragen dazu. Davon unberührt bleibt natürlich das Kerngeschäft, die Bereitstellung von Software und die Beratung rund um den Einsatz derselben.
Gemeinsam glauben die Beteiligten der interkommunalen Zusammenarbeit, dass die Vernetzung und ein vertrauensvolles Miteinander von Städten und Gemeinden ähnlicher Größe, die räumlich eng zusammenliegen, einige Hürden der Digitalisierung abbaut und dabei Bürgerinnen und Bürgern, Beschäftigten und der Verwaltung insgesamt hilft. Auch hierzu gibt es bereits erste positive Erfahrungen aus Kreuzau und Aldenhoven. Die beiden Gemeinden tauschen sich regelmäßig aus und geben einander wertvolle Tipps. Durch den Ausbau des Bereiches "Digitalisierung" bei der kdvz erhoffen sich die Digitalisierungsbeauftragten ein größeres Interesse am interkommunalen Austausch und damit einhergehend auch ein einheitlicheres Vorgehen bei konkreten Umsetzungsvorhaben.
Immer mehr zeigt sich, dass die Digitalisierung der Verwaltungen unabhängig von allen wichtigen Diskussionen zu Föderalismus, OZG 2.0 oder EFA-Leistungen als wichtiges strategisches Ziel gesehen werden sollte. Dieses zu erreichen, ist jedoch gemeinsam sicherlich einfacher, als wenn es jeder für sich alleine versucht. Der Weg ist lang – aber er ist es in jedem Fall wert, ihn zu gehen!
Sie möchten mehr wissen, sich austauschen oder vielleicht sogar gern Teil des Teams werden? Sprechen Sie uns an.